Cómo hacer una presentación efectiva

Mal comienzo…La mayoría de la gente que lleva una vida profesional tiene que realizar presentaciones con cierta regularidad. Por eso, no deja de sorprenderme que, consistentemente, casi todas las presentaciones que veo son pésimas.

Salirme a mitad de las presentaciones no resuelve nada. Esa energía maligna sigue existiendo aunque la ignore. Tampoco he aprendido el método correcto para hacerle sugerencias a un presentador sin que rompa en lágrimas. Así que, lo único que se me ocurre para iniciar una cruzada en contra de la anti-productivdad, es hacer un post al respecto. No pretendo señalar cómo hacer una presentación de Powerpoint. Simplemente, como todo lo escrito acá, ventilar.

Por supuesto, no estoy solo. Decenas de entusiastas del productivity porn han escrito sobre esto de maneras en las que nunca podré. Así que digamos que esto puede ser mejor clasificado como un resumen:

Lo único peor que soportar una presentación mal hecha es preparar una y no saber que está mal hecha.

7 Señales de que tu presentación es insufrible:

1. Usas fuente tamaño 16 o menor.
¿Eso es para que nadie lea tus errores?

2. Sucesión de líneas con bullet points.
• Así como esta
• y esta que no aporta nada

3. Cada frase ocupa más de una línea.
¿Qué es eso en la pantalla? ¿Una novela?

4. Lees las láminas.
En Powerpoint y Keynote hay una opción que se llama Presenter Display. Tiene un reloj, la lámina actual y la que sigue. Increíble descubrimiento de la raza humana. Está allí precisamente para que la audiencia no se de cuenta de que no tienes idea de lo que vas a presentar.

5. Todas las láminas están animadas.
Como si recién hubieses descubierto que las computadoras pueden hacer eso.

6. Cero contraste
Si, todos sabemos que te gusta el texto negro sobre azul. Si, también sabemos que, en esa otra empresa, el fondo debe ser siempre rojo. ¿Pero qué tal si hacemos unas láminas que puedan leerse?

7. Más de 15 láminas / Más de 30 minutos
A menos que seas muy cómico o muy talentoso (no, no lo eres), nadie aguanta 30 minutos de charla sin pensar en lo que de verdad importa en la vida.
A los veinte minutos, la persona de mayor cargo saldrá a atender una llamada.
A los treinta, la gente que no necesariamente tiene que estar allí, se dormirá.

Y ahora ¿cómo arreglamos esto?

Sigue la regla 10/20/30

Guy Kawasaki, figura mítica en el mundo de la tecnología (y, más importante, en el de mercadeo de la tecnología), creó hace algunos años uno de los credos que sigo: la regla del 10/20/30.

La premisa es sencilla y fácil de recordar: Una presentación de powerpoint debe tener máximo 10 láminas, durar no más de 20 minutos y usar una fuente igual o mayor a 30 puntos.

Según Kawasaki, diez es el número óptimo de láminas, pues nadie puede retener más de 10 conceptos en una reunión. Poniendo el ejemplo al que está más expuesto, la solicitud de capital de riesgo, una presentación debería tener estas diez láminas:

1. Problema
2. Solución propuesta
3. Modelo de negocios
4. Tecnología
5. Mercadeo y ventas
6. Competencia
7. Equipo de trabajo
8. Proyección e hitos
9. Estado y tiempos
10. Conclusión y llamado a la acción

He visto a tanta gente omitir la lámina 10, que no me explico cómo el sistema capitalista puede seguir funcionando.

Esa presentación debe durar 20 minutos. Aunque tengas una hora para darla. El resto del tiempo es para luchar contra el laptop y hablar con la gente. La discusión es la parte más importante de toda la presentación, e invariablemente, la que más se omite por falta de tiempo.

Con respecto al tamaño de la fuente, Kawasaki sugiere que la gente que usa tamaño 10 y trata de meter todo el texto que pueda en una lámina, no conoce su material lo suficiente (y por lo tanto, no deberían estar dando una presentación). En el momento en que la audiencia se da cuenta de que estás leyendo, comienzan a leer también. La gente lee más rápido de lo que habla, así que los pierdes para siempre.

De entrada, no es fácil aplicar esta regla. Pero una vez que lo logras, entiendes que jamás has dado una presentación medianamente decente. Presentar es definitivamente un arte, y como tal, necesita práctica. Mucha práctica. También, al igual que la escritura, hace falta leer, es decir, ver muchas láminas preparadas por otra gente.

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Cuatro ejemplos inspiradores

Todos los años, desde 1984, se convoca en Monterrey, California, la conferencia de Tecnología, Entretenimiento y Diseño. La conferencia transcurre en una serie de charlas, de 20 minutos, en las que sólo las más brillantes mentes y los mejores comunicadores del mundo pueden exponer. Es una delicia ver las presentaciones de TED, son píldoras concentradas de una inteligencia superior.

Majora Carter comienza leyendo el script. Pero luego, en un momento mágico, se conecta con la audiencia. Ninguna de las láminas (casi todas fotos sin texto) sobra.

Hans Rosling destruye en veinte minutos todo lo que hemos pensado sobre el tercer mundo. Increíbles gráficos. Increíble motivación. Ésta es la forma de presentar datos:

Al Gore se ganó un Oscar y un Premio Nobel básicamente con una presentación que sacudió al mundo. Miren lo que hace acá: se gana a la audiencia con unos chistes y luego los motiva a cumplir lo que dice su presentación. De nuevo, no los motiva a escucharlo, los motiva a hacer lo que dicen las láminas.
(De paso, se da el lujo de invertir la mitad del tiempo disponible en ganarse la audiencia, para luego dar una presentación de quince puntos en diez minutos. Eso tiene varios nombres: respetar el tiempo de la gente, ofrecer siempre algo valioso, no hablar paja).

¿Qué tienen todas estas presentaciones en común? Pocas láminas, poco texto y gente que conoce su material. Una de las pocas personas que puede salirse con la suya dando una presentación de 100 láminas es Lawrence Lessig, quien tiene un estilo de presentación único. Vertiginoso. Las presentaciones de Lessig son maratones de 20 minutos. No voltea a leer ni una vez. Las láminas multiplican el efecto de sus palabras. Otro ejemplo y otro:

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Bonus Track

Steve Jobs comandó la presentación de algunos de los productos al consumidor más revolucionarios de la última década. Una parte importante del éxito del iPod y el resto de los productos de Apple durante ese periodo ha sido “El Keynote”, ese momento en el espacio tiempo en el que el mundo de la tecnología aguanta su respiración para ver qué sorpresa nos depara el futuro.

El lanzamiento del nano (argumentablemente el reproductor de mp3 más vendido del mundo) en 2005, es un momento en sí de la historia:

Por toda la campaña de intriga que las precedía, las presentaciones de Steve Jobs son un caso de mercadeo en sí mismas. También son una clase de narrativa Zen. Fíjense en la cantidad de láminas en blanco, el manejo de los contrastes, las pausas. Pero lo más importante, lo que hay que aprender de estas presentaciones, es la claridad verbal y visual. Esa es la forma como hablan los verdaderos líderes. La única forma de entregar un mensaje en veinte minutos.

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Links
Slideshare (el youtube de las presentaciones)
TED (para inspiración)
Presentation Zen (teoría y técnica)