4 Herramientas para trabajar remotamente

O cómo virtualizarse sin desaparecer en el intento

Este artículo pertenece a la serie de virtualización, teletrabajo e independencia geográfica.

Si hay un aspecto que me apasiona de la revolución digital es la posibilidad que tenemos de generar omnipresencia a través de la tecnología. Gracias a la computación móvil y al abaratamiento de las telecomunicaciones, cada vez hay menos razones para trabajar en una oficina desagradable, en un lugar específico.

Claro, no todos los trabajos pueden ser ejecutados remotamente, pero también es verdad que la mayoría de las veces tu trabajo es producto de una decisión personal.

Independientemente de que decidas trabajar desde tu casa, o irte al otro lado del mundo, la clave está en crear la sensación de que sigues estando allí en la oficina, igual de asequible.

Supongamos entonces que has decidido ensayar el trabajo remoto y has convencido a tu jefe. Para volverte virtual debes apoyarte en ciertas tecnologías que ya conoces, pero quiero invitarte a que exploremos la posibilidad de optimizar su uso:

1. email

¿Está tu correo preparado para el teletrabajo?

1.1. Búsqueda

Pronto descubrirás que si no tienes a nadie cerca que pueda responder preguntas sobre temas ya discutidos, tu cliente de correo se volverá tu oráculo. Desde el momento en el que te haces la pregunta “¿dónde leí yo esto?” hasta que encuentras la conversación en tu correo, debería transcurrir menos de un minuto.

Lo mejor que puedes hacer para ayudar a tu correo a encontrar información es acordar con tus compañeros de trabajo un método para titular los mensajes. Yo utilizo “Proyecto – Asunto”, de manera que un correo sobre un error en la función de listado de empleados en el proyecto del cliente XYX, se titularía:

XYZ – Error en listado de empleados

Al momento de buscar, coloco XYZ en el buscador y obtengo todos los correos relacionados con ese proyecto.

1.2. Consolidación

Si tienes tus cuentas de correo desperdigadas, te recomiendo que las consolides en un sólo sistema de correo. Todos los clientes de correo tienen esta función, e inclusive puedes separar tus correos personales y de trabajo en carpetas.

Si no lo haces, corres un riesgo alto de que alguno de estos correos se “traspapele”. Y ese es un error que no puedes permitirte fuera de la oficina.

1.3. Etiquetas, filtros y carpetas inteligentes

Si consolidas varias cuentas de correo y varios proyectos en una sola cuenta, debes encontrar una manera de que la bandeja de entrada trabaje para ti.

Los clientes como Outlook y Apple Mail puedes usar reglas inteligentes que marcan y archivan los mensajes de acuerdo a su procedencia y destino. La división más elemental es separar el correo personal del de trabajo. Para ello puedes crear una regla que haga este trabajo automáticamente.

En este video, explican cómo hacerlo en Gmail.

1.4. Conversaciones

Si tienes una bandeja de entrada muy activa y manejas varios proyectos a la vez, es muy fácil perder el hilo de un intercambio por correo. Gmail y Apple Mail intentan resolver ese problema agrupando los correos por conversaciones –correos que tienen el mismo título (es aquí donde se vuelve primordial la titulación). Pero ¿sabías que en Outlook también puedes organizar tus correos por conversaciones?

1.5. Trabajo fuera de línea

¿Estarás conectado todo el tiempo, o por el contrario pasarás partes del día fuera de línea? Hasta hace poco, este era el elemento diferenciador entre usar un cliente de correo como Outlook y Apple Mail y usar un cliente en línea como Gmail. Pero ¿Sabías que también puedes usar Gmail en modo fuera de línea?

Recuerda: un minuto perdido en tu correo es un minuto que no estás trabajando y/o llevando la vida que quieres vivir.

—

2. Teléfono

Con un poco de habilidad escrita, la mayoría de los pendientes pueden resolverse por email. Sin embargo, de vez en cuando hay que hacer un “toque”: notificarle a tu cliente/jefe que en efecto está tratando con un ser humano.

Para eso, tenemos el teléfono.

Si vives en el mismo país en el que entregas tu trabajo, puedes saltar al siguiente punto. Pero si lo tuyo es hacer trabajo contable de noche y explorar cuevas en Azerbaijan de día, sigue leyendo:

2.1. Para llamar

En caso de que decidas explorar el mundo, una solución de Voz sobre IP (VoIP) es tu mejor aliado. Skype es la más popular, pero también puedes usar alternativas más económicas como Localphone. También, desde Agosto de 2010, Google ofrece la posibilidad de hacer llamadas gratuitas dentro de EEUU y Canadá directamente desde la interfaz de Gmail.

Todos estos sistemas usan múltiples números para originar tus llamadas, pero ¿Sabías que en Skype puedes configurar un número fijo para que tus contactos sepan que eres tú quien los llama?

Eso está bien para llamar. ¿Pero qué sucede si quieres ofrecer la posibilidad de que te llamen? “No me llames, yo te llamo” a veces no es una opción.

Skype y Localphone ofrecen la posibilidad de obtener un número de teléfono que repica en tu PC. Siempre y cuando tengas Skype o el cliente de VoIP abierto y corriendo y estés conectado a internet. Eso no es tan conveniente.

2.2. Para recibir llamadas

La solución más económica es una mezcla de productos. Comenzando por un celular prepago. En muchos países existen operadores de bajo costo (llamadas así, low cost), como Más Movil en España, Virgin mobile en EEUU y el Reino Unido, Kiss Mobile en Australia, o Digi en Malasia. Estos operadores de bajo costo sacrifican la atención al cliente (igual, no es que sea una maravilla en las otras) a cambio de precios increíbles, tanto en llamadas como en datos, sin contratos de permanencia. La mayoría inclusive permiten recargar el saldo con PayPal.

Cuando voy a un país nuevo, consulto PrepaidGSM para saber cuáles son los operadores que puedo elegir.

2.3. Desvío de llamadas

La idea general es contratar un número de entrada (Direct Inward Dialing, o DID) en la ciudad o país en el que se encuentre tu trabajo principal, y redirigirlo a tu celular prepago.

Asegúrate de que al contratar el servicio, puedas cambiar la redirección a voluntad (depende de cada país). Si no, estarás atado a un sólo número de destino.

Por esta razón, mi configuración tiene una pieza adicional: yo centralizo todas mis llamadas en Google Voice y de allí las redirijo al país en el que esté.

De igual forma, tengo el celular en mi país de origen redirigido a mi número DID. Todos mis números apuntan a un sólo lugar.

El número DID puedes obtenerlo en empresas como SendMyCall, TerraSIP, Skype, Localphone y Google Voice. De estos, el más barato es Localphone. Google Voice es gratuito, pero sólo funciona en EEUU y Canadá, por ahora.

—

3. Fax

Hoy en día casi todas las empresas utilizan email para sus comunicaciones. Sin embargo, unas pocas –las más lentas–, y casi todas las instituciones gubernamentales, siguen esclavizadas al Fax.

Cada vez es más difícil encontrar un servicio de envío de faxes que no sea costoso. Entre la impresión y la llamada, un envío de un par de páginas podría salirte en más de $5, más la inconveniencia de pescar un locutorio que tenga Fax y que el dependiente sepa operarlo.

Existen varios servicios para enviar faxes desde Internet. Además de ofrecerte la comodidad de hacerlo sin salir a la calle, son mucho más económicos.

Yo uso FaxZERO pero también están efax, faxitnice y faxvirtual para enviar Y recibir faxes. Inclusive, si tu uso del fax es intensivo, ofrecen una tarifa plana mensual.

—

4. Acceso a Internet

Nada de esto podría funcionar si no tenemos acceso a la red. Pero contratar tu propia línea de teléfono con ADSL muchas veces requiere que seas residente. Así que debes buscar otras alternativas:

4.1. Bibliotecas y centros comunitarios

En el primer mundo, y muchas partes del tercero, las bibliotecas ofrecen acceso gratuito. Además, a diferencia de hoteles y hostales, las bibliotecas ofrecen el ambiente ideal para trabajar. Silencio e internet gratis ¿Qué más se puede pedir?

Pero si tu trabajo exige usar el teléfono, no puedes estar en una biblioteca.

4.2. Cafeterías

Independientemente de tus sentimientos con respecto a las multinacionales del café, las cadenas como Starbucks ofrecen internet gratis y bastantes tomacorrientes. Solo asegúrate de comprar algo de vez en cuando (si, sé que eso anula la idea del Internet gratis, pero es mejor que un locutorio)

4.3. Espacios de coworking

Los espacios de coworking son oficinas compartidas donde puedes rentar un cubículo por una tarifa diaria, semanal o mensual. Es mucho más económico que alquilar una oficina, o desangrarte comprando lattes de $6. Tienes internet, un lugar donde recibir tus llamadas y una oficina con gente, por si te entra la nostalgia. Vale la pena nada más por la experiencia inspiradora de compartir un espacio con personas que trabajan en cosas disímiles.

En el wiki de coworking puedes buscar si hay uno en tu próximo destino. También, la gente de deskwanted ofrece una interfaz de búsqueda amigable, con precios.

4.4. Internet inalámbrica

Normalmente, las operadoras de bajo costo que recomiendo en el apartado de Teléfono, ofrecen servicios de datos (busca en google wireless data + nombre del país). Un modem USB, o un router compacto como el MiFi te permitirán cubrir tus necesidades básicas de Internet a un precio asequible. Eso sí, a menos que contrates un plan con varios GB, no intentes hacer una llamada por Skype. Saldrá más barato si haces una llamada internacional.

—

Ya que tienes las herramientas, puedes dedicarte a trabajar. Pero ahora que no tienes horario fijo y estás fuera de la oficina ¿Cómo haces para sentarte si tienes tanta libertad? De eso trata el próximo artículo.