Este artÃculo pertenece a la serie de virtualización, teletrabajo e independencia geográfica.
Son muy pocas las personas que logran establecer una separación fundamentalista entre sus espacios de trabajo y su hogar. Normalmente nuestro trabajo nos persigue a casa, nuestras tareas del hogar nos persiguen al trabajo, y ambas nos persiguen en la calle.
¿Cuántas veces –por ejemplo– no hemos llegado a la oficina para encontrar que ese documento en el que trabajamos hasta tarde, lo dejamos en la PC en casa?, ¿Cuántas veces nos preguntamos dónde está el papelito ese en el que anoté aquella dirección? Y ¿Qué hay de las veces que estamos en la calle y necesitamos enviar o entregar una copia de algún documento de identidad?
¿Te ha pasado esto? ¿Quieres resolverlo?
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1. Accede a otro computador remotamente
ImagÃnate que dejaste un documento importante en casa, o quieres revisar a distancia un viejo correo que tienes en la oficina.
Hoy en dÃa no necesitas estar frente a una máquina para acceder a ella. Simplemente instala LogMeIn en la computadora a la que necesitarás acceder, y luego usando una cuenta protegida por contraseña, podrás controlarla desde cualquier otro computador con un navegador de internet.
Yo uso LogMeIn todo el tiempo para hacer soporte técnico a mi familia y responder en tres minutos preguntas como “¿dónde se pone el doble espacio aquÃ?” o “Me enviaron un correo y no puedo abrirlo”.
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2. Guarda tus documentos en la nube
¿Qué haces cuando debes llevarte un documento para seguir trabajando en él? ¿Te lo envÃas por correo? ¿Lo copias en un pen drive? ¿Y si se te olvida enviarte o copiar la última versión?
Dropbox es un servicio gratuito para almacenar y compartir documentos entre varios dispositivos, en tiempo real. Te dan 2GB gratis ¡y puedes llegar hasta 8 si invitas a tus amigos!
Instalas una pequeña aplicación en las máquinas que usas regularmente. Esta aplicación crea una carpeta especial en tu máquina. Todo lo que copies allÃ, se copia automáticamente a internet y luego de vuelta a todas las computadoras en las que hayas instalado Dropbox. ¿Necesitas llevarte un documento, una foto? Lo copias en la carpeta y listo.
O mejor aún, lo tienes siempre en esa carpeta y cada modificación se actualiza automáticamente en todas tus máquinas.
Vale acotar que, luego de la sincronización, puedes acceder al contenido del Dropbox aún sin estar conectado a internet.
¿Quieres acceder a tu carpeta en otra máquina, por ejemplo en un cyber, sin instalar la aplicación? No hay problema, desde la página de Dropbox puedes entrar a tu cuenta, bajar y subir documentos.
En una carpeta protegida de Dropbox tengo mis documentos personales: licencia de conducir, documento de identidad, pasaporte, copias de las tarjetas de crédito, pasajes de avión, reservaciones de hotel. Si algo se me pierde, se que desde cualquier parte con conexión a internet podré acceder a una copia.
Dropbox también permite compartir una subcarpeta con otros usuarios de Dropbox. Yo uso estas carpetas compartidas todo el tiempo para manejar proyectos de trabajo con otras personas: En la oficina tenemos una carpeta compartida para cada cliente y en ellas agregamos y editamos documentos en conjunto y todos tenemos siempre la última versión. Cero confusión, cero problemas de correos traspapelados.
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3. Centraliza tus notas y revÃsalas desde cualquier parte
Tienes post-its en tu escritorio, apuntes en una libreta, notas desperdigadas en tu portátil y tu teléfono móvil. Yo tenÃa un cuaderno donde llevaba todas las notas de trabajo, pero siempre lo dejaba en alguna parte. Luego, comencé a tomar notas en el celular, pero el proceso para pasar esas notas a la laptop, o convertir esas notas en un email, era incómodo. Hasta que descubrà Evernote.
La magia de Evernote es que no importa dónde hagas las notas, estas se sincronizan en todos los dispositivos donde tengas Evernote instalado. Sea un Mac, PC, Palm, Blackberry, iPhone, Windows Mobile, o inclusive, si la máquina no es tuya, puedes crear y consultar tus notas en un navegador de internet.
Yo lo uso constantemente no sólo para hacer notas, sino también para trabajar en documentos en curso, escribir y editar posts como este, que comencé en una laptop y estoy completando en un teléfono celular, bajo tierra (cuando tenga señal de nuevo, la nota se sincronizará automágicamente)
Evernote también permite subir fotos, notas de voz, o páginas web. La versión gratuita te da 40MB de subidas mensuales. Alrededor de 2000 notas, 400 fotos de celular, o 40 clips de audio al mes. Suficiente.
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4. Mantén una lista de pendientes universal
Durante mucho tiempo, llevé una larga lista de pendientes en el cuaderno que mencioné en el punto anterior. Pero cada vez que olvidaba el cuaderno, me sorprendÃa haciendo tareas irrelevantes en los momentos menos indicados. Asà que decidà buscar una herramienta para poder llevar una lista de pendientes que fuera accesible desde cualquier parte, y fue asà como descubrà Toodledo.
Toodledo (pronunciado tureldú) es una aplicación web que permite ingresar actividades, asignarles un proyecto, un contexto (dónde la vas a hacer), un nivel de importancia y una fecha de ejecución. De esta forma, puedes en efecto “vaciar tu cerebro” de todo lo que tienes pendiente, enfocarte en lo que debes hacer cada dÃa y darle cierto orden a tu vida.
Al ser una aplicación web, la lista puede ser consultada desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet. Si tienes un iPhone, puedes inclusive administrar tu lista de pendientes fuera de lÃnea y las tareas se sincronizarán cuando tengas conexión.
El servicio tiene una versión gratuita y dos versiones pagas. Pero las pagas son ridÃculamente económicas ($30/año la más cara). Te recomiendo que comiences con la gratis a ver cómo te va.
El principal problema de las listas de pendientes es que necesitamos un punto en esa lista de pendientes que nos recuerde revisar la lista de pendientes. Es un asunto de disciplina. Llevar una lista de cosas que hacer y saber administrarla es uno de los aspectos claves para una vida sana y si no me detienes, podrÃa hablar horas sobre GTD, MIT y otras técnicas. Asà que mejor lo dejaré para otro post.
Actualización:
Desde comienzos de 2011, Wunderlist es el niño mimado de los organizadores personales. Esta aplicación web es multiplataforma y permite que las listas que hagas en el computador se sincronicen automáticamente con las que llevas en el móvil, y viceversa. Es super-fácil de usar y una delicia para la vista.
